CUARTO PASO PARA ORGANIZAR UN (COORDINADO) EVENTO: EL TIMING

Una boda, bautizo o comunión (BBC), una graduación, un cumpleaños, un aniversario o cualquier evento de familiar o de empresa es una obra de teatro. Una pieza en la que intervienen guionistas, actores principales, secundarios y público. Cada uno tiene un papel y es tarea del organizador de eventos sincronizar todo lo que ocurra.

El Timing es la forma de ordenar por bloques horarios lo que pasará desde el minuto 0 (llegada de los primeros invitados) hasta el último segundo (normalmente pedir taxis para los amantes del gintonic a los que se les ha ido la mano y hay que convencerles que conducir sus propios vehículos no es una opción para regresar a su casa).

Por decirlo de otra forma, el Timing representa la estructura operativa del Storyboard (ver post anterior de esta serie). Aquí ya no hay cuentos de hadas narrados por event planners creativos, aquí encontramos una serie de instrucciones precisas sobre qué debe hacer cada profesional en cada momento.

Este documento, que deben conocer todos los que trabajan en el evento, es la guía general. Hay que memorizarlo y aprender cada uno de los bloques, conociendo bien cuales son las tareas de cada miembro del equipo (aparcacoches, guardarropía, maitre, camareros, músicos…).

Como más detallado es el Timing menos probabilidad de error existe. En un evento, hay que improvisar siempre. Y la improvisación nos lleva a situaciones que no tenemos controladas. Eso es peligroso… Por eso, como más atado esté todo el programa, como mejor realizado y comunicado esté el Timing más se asegura el éxito de la fiesta.

La experiencia me confirma que siempre hay imprevistos, por muy buen Timing que tengamos (esto es en parte, lo que hace de los eventos un trabajo tan apasionante). Los buenos planificadores de eventos son estupendos improvisadores, con una gran capacidad para encontrar una solución ante cualquier eventualidad. Mentes privilegiadas y rápidas que dominan su trabajo a la perfección. Y como buenos conocedores de los riesgos de la improvisación, sus Timing son siempre impecables.

Timing, una excelente herramienta en la organización de eventos

Timing, una excelente herramienta en la organización de eventos

Relación de posts publicados en esta serie “Organización de eventos: BBC, el clásico de Boda, Bautizos y Comuniones”. Una serie en clave de humor.

Primer paso para organizar un (buen) evento: conocer a las personas. Fecha de publicación Miércoles 5 de Marzo

Presupuesto y creatividad, el segundo paso. Fecha de publicación Jueves 6 de Marzo 

Event Storyboard, la idea creativa. El tercer paso. Fecha de publicación Martes 11 de Marzo

Timing, cuarto paso. Fecha de publicación Miércoles 12 de Marzo 

Checklist, quinto paso. Fecha de publicación Viernes, 14 de Marzo 

Los conflictos más habituales en un evento. Fecha de publicación Martes, 18 de Marzo

El evento como herramienta de promoción. Fecha de publicación Miércoles 19 de Marzo

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Una respuesta a “CUARTO PASO PARA ORGANIZAR UN (COORDINADO) EVENTO: EL TIMING

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