SEGUNDO PASO PARA ORGANIZAR UN (COMPETENTE) EVENTO: PRESUPUESTO Y CREATIVIDAD

Conocer el presupuesto de la fiesta es requisito indispensable para poder ofrecer lo mejor al alcance del bolsillo de los que pagan el evento. El truco está en optimizar al máximo todas las partidas y destinar más o menos dinero a lo que los novios (y sus temidos padres) desean. Algunas familias dan gran importancia a los productos del menú. Otros, por el contrario, prefieren que el groso del presupuesto se destine a la animación de la fiesta. Es importante conocer bien en que quieren gastarse el dinero para enfocarse a estos servicios.

Pero es mucho más complicado que sacar de un lado para poner en otro. No podemos reducir la partida de la comida hasta el límite de no tener suficiente dinero para ofrecer un menú con una calidad óptima, porque la novia deseaba flores exóticas de importación y una banda de 20 músicos. Ni podemos proponer un tipo tocando la flauta para el primer baile de los novios porque lo hemos gastado todo en ostras, foie y champagne francés. Encontrar el equilibrio para que el conjunto sea armónico y los invitados no acaben con la sensación de “la comida bien, pero el dj….”, o “el aperitivo espectacular, pero el menú…” o más grave aún “estaba todo bien, pero faltaba mucho personal…”. Los “peros” deben evitarse. El conjunto del evento debe ser equilibrado.

La creatividad es la clave para conseguir con el presupuesto adjudicado a cada partida, la mejor solución. Darle 20 vueltas y una más a cada detalle. Pensar “outside the box”, buscar referencias. Esta es una de las tareas más divertidas. Nada es imposible a la hora de hacer realidad el sueño de una pareja enamorada. Y nada es tan peligroso como los temidos padres, que muchas veces no entenderán nada y el event planner deberá volver a empezar, seguir buscando y seguir proponiendo, hasta que todos estén cómodos con las soluciones y el presupuesto.

Nota para el lector: los padres (siempre que sean los que corren con el coste del convite, en otro caso ni pinchan ni cortan) pueden llegar a ser el Enemigo Numero 1 del event planner, porque pagan y quieren decidir. Porque ya se casaron una vez y saben de que va. Porque el pipiolo o la niñata que tienen delante no se entera de nada y solo quiere sacarles su dinero. O por cualquier otro motivo, en ocasiones la verdadera pesadilla en el proceso de organizar una boda reside en lidiar con los egos y necesidad de protagonismo de los cuatro progenitores. Los que nos dedicamos o hemos dedicado parte de nuestra vida laboral a estas batallas sabemos que, antes que los novios, la conformidad de los padres es imperativa para ganarse la confianza y poder hacer nuestro trabajo.

Para ajustar presupuesto y creatividad logrando un evento maravilloso que quede en el recuerdo de todos los asistentes como una fiesta magnífica, el coordinador de eventos invierte una gran parte de su tiempo en detectar tendencias y conocer nuevos servicios que puede ofrecer a sus clientes.

Un buen event planner es aquel que nunca hace dos fiestas iguales. Porque no hay dos parejas iguales en el mundo. Este esfuerzo en muchas ocasiones es infravalorado porque muchos piensan que para montar una fiesta, con pasarle el menú al chef y contratar un dj, es suficiente.

Presupuesto y creatividad en la organización de eventos

Presupuesto y creatividad en la organización de eventos

Presupuesto y creatividad en la organización de eventos

Presupuesto y creatividad en la organización de eventos

Relación de posts publicados en esta serie “Organización de eventos: BBC, el clásico de Boda, Bautizos y Comuniones”. Una serie en clave de humor.

Primer paso para organizar un (buen) evento: conocer a las personas. Fecha de publicación Miércoles 5 de Marzo

Presupuesto y creatividad, el segundo paso. Fecha de publicación Jueves 6 de Marzo 

Event Storyboard, la idea creativa. El tercer paso. Fecha de publicación Martes 11 de Marzo

Timing, cuarto paso. Fecha de publicación Miércoles 12 de Marzo 

Checklist, quinto paso. Fecha de publicación Viernes, 14 de Marzo 

Los conflictos más habituales en un evento. Fecha de publicación Martes, 18 de Marzo

El evento como herramienta de promoción. Fecha de publicación Miércoles 19 de Marzo

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